برگزاری سمینارها و وبینارها از جمله اموری است که این روزها مورد توجه قرار گرفته‌اند. به طور کلی، زمانیکه همایش‌ها برگزار می‌شوند افرادی که در یک حوزه علایق مشترکی دارند دور هم جمع می‌شوند و در نتیجه این مسئله به افراد کمک می‌کند که به انتقال داده‌ها و تجارب بپردازند و در مسیر پیشرفت قرار گیرند. هر چقدر سمینارها و وبینارها با دقت بیشتری برگزار شوند؛ همان اندازه به رشد برند کمک می‌کنند. یکی از موضوعاتی که در برگزاری سمینارها مطرح می‌شود تشریفات برگزاری همایش است. در ادامه به طور کامل به این مسئله می‌پردازیم و اطلاعات دقیقی را با شما به اشتراک می‌گذاریم.
برنامه ریزی
برنامه ریزی یکی از مهمترین موضوعاتی است که در تشریفات برگزاری همایش مورد توجه قرار می‌گیرد. این فرایند به مواردی همچون تعیین موضوع، محتوا، زمان و مکان همایش می‌پردازد. اولا شما باید به این سوال پاسخ دهید که موضوع همایش شما چیست؟ آیا می‌خواهید در مورد روش‌های بازاریابی صحبت کنید؟ آیا می‌خواهید در مورد روش‌های موفقیت کسب‌وکارها کمک کنید؟ پس از آن باید موضوعات کوچکی را که زیر مجموعه موضوعات بزرگ هستند مورد توجه قرار دهید. بهتر است بدانید تعیین زمان و مکان همایش دو کار پر چالشی هستند که شما باید حداقل از ۳ تا ۴ ماه تسلط کافی به آن داشته باشید.
طراحی و چاپ مواد تبلیغاتی
زمانی که صحبت از طراحی و چاپ مواد تبلیغاتی در تشریفات برگزاری همایش می‌شود منظور طراحی و چاپ بروشورها، پوسترها، کارت های دعوت و سایر مواد تبلیغاتی است. این بخش یکی از مهمترین بخش‌هایی است که باید مورد توجه قرار گیرد. به طور مثال، ممکن است شما بخواهید برای اثربخشی همایش خود به کسانی که در آنجا حضور دارند بروشور بدهید. تهیه و سفارش بنرهای تبلیغاتی که آنها را در مراکز دیگر قرار دهید و خبررسانی کنید از جمله اموری هستند که باعث می‌شوند همایش شما به خوبی پیش برود.
رزرو فضا برای برگزاری همایش
یکی از مهمترین بخش تشریفات برگزاری همایش که باید به آن دقت داشته باشید اقدام به موقع برای رزرو جا و فضا است. معمولا توصیه می‌شود حداقل ۲ تا ۳ ماه قبل برای رزرو فضا اقدام کنید و تا زمانی که از رزرو فضا مطمئن نشده‌اید تبلیغات خود را در مورد سمینار آغاز نکنید. این بخش یکی از پرچالش‌ترین و سخت‌ترین بخش‌هایی است که شما باید به آن توجه داشته باشید و آن را باید به خوبی پیش ببرید.
پذیرایی
همانطور که می‌دانید در زمان برگزاری همایش، باید یک تیم پذیرایی برای استقبال از شرکت کنندگان و راهنمایی آنها در هنگام ورود به محل برگزاری همایش تشکیل شوند. این بخش نیز در دسته تشریفات برگزاری همایش قرار می‌گیرد و به شما کمک می‌کند همایش خود را به صورت حرفه‌ای برگزار کنید و تمامی کسانی که در همایش شما شرکت کرده‌اند حس خوبی خواهند داشت. وجود آب و نوشیدنی‌های دیگر از الزامات برگزاری همایش است. هر چقدر این موضوع بهتر و پیشرفته‌تر برگزار شود به همان اندازه افرادی که در همایش شما حضور دارند حس بهتری را تجربه خواهند کرد و برند شما به یک برند مهم و شناخته‌شده تبدیل می‌شود.
حضور سخنرانان و مدیریت برنامه
از جمله موارد دیگری که در تشریفات برگزاری همایش مهم است و باید مد نظر قرار گیرد مدیریت همایش با دانش و تجربه کافی است. ابتدا باید نام و زمان کسانی که قرار است در این همایش سخنرانی کنند را مشخص کنید. سپس برنامه را به هریک اعلام کنید. این کار باعث می‌شود که از همان ابتدا همه چیز به صورت دقیق و سامان‌یافته مشخص گردد.
از طرف دیگر، اشخاصی باید در همایش حضور داشته باشند که فضای همایش را مدیریت کنند. این مسئله باعث می‌شود آرامشی در محیط برگزار گردد و دیگر بی‌برنامگی حضار و افرادی را که در همایش حضور دارند اذیت نخواهد کرد. از طرف دیگر، با تعیین افرادی برای مدیریت برنامه می‌توانید به اهداف خود برسید.
آماده‌سازی امور فنی و تجهیزات
برای برگزاری همایش، تجهیزات فنی دیگر مانند پروژکتور، صدا و نور و تجهیزات مورد نیاز دیگر باید تهیه شوند. این وسایل باید در روز و ساعت مشخص در سالن همایش وجود داشته باشند و پس از آن به محلی که اجاره شده‌اند بازگردانده شوند. بهتر است بدانید این کار نیاز به برنامه‌ریزی و ایجاد ارتباط میان شرایطی است دارد که هر یک پشت سر هم اتفاق می‌افتند و به آماده‌سازی محیط کمک می‌کنند تا شما بتوانید یک همایش موفق را برگزار کنید. هر چقدر تشریفات برگزاری همایش بهتر پیش بروند، به همان اندازه شما موفق‌تر خواهید بود.
موارد دیگر در تشریفات برگزاری همایش
تشریفات برگزاری همایش شامل موارد دیگری نیز هستند که در ادامه به آنها می‌پردازیم:
- ثبت نام شرکت کنندگان: روش ثبت نام شرکت کنندگان اهمیت زیادی دارد. ثبت نام می‌تواند الکترونیکی و یا کاغذی باشد. این امور باید به خوبی بایگانی شوند و ثبت نام بیش از ظرفیت همایش و سمینار انجام نشود. به طور کلی، شما باید یک روتین کلی برای ثبت نام خود انتخاب کنید تا بتوانید به موفقیت برسید.
- پایان همایش: پایان همایش باید به خوبی برگزار شود و پذیرایی از شرکت کنندگان در پایان همایش انجام شود. گاهی نیاز به تهیه عکس‌ها و فیلم‌های مختلف است. به طور کلی، برنامه‌ریزی برای پایان همایش از جمله اموری است که باید مد نظر قرار گیرد.
استودیو ایده پردازان، در کنار شما برای برگزاری همایش ها و سمینارها
با توجه به این موضوع که تشریفات برگزاری همایش یک کار حرفه‌ای و تخصصی است افرادی که به دنبال برگزاری همایش هستند، می‌توانند کار خود را به استودیو ایده پردازان بسپارند و کامل‌ترین پکیج‌ها را دریافت نمایند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید با کارشناسان ما در تماس باشید.
